Punktuelle Neuregelung der Taggelder und Fahrtkosten-vergütungen ab 1.1.2008
Die gesetzliche Neuregelung der Taggelder und Fahrtkostenvergütungen, die ab 1.1.2008 anzuwenden ist, ist auf Grund der Rechtsprechung des Verfassungsgerichts notwendig geworden. Grundsätzlich bleibt alles wie bisher gehabt, es gibt nur vereinzelte Neuerungen.
Grundsätzlich können aus Anlass einer Dienstreise Taggelder lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei an Dienstnehmer ausgezahlt werden. Dabei sind folgende zwei Fälle von Dienstreisen zu unterscheiden:
1. Fall: Der Dienstnehmer verlässt seinen Dienstort (Büro, Betriebsstätte, Werksgelände, Lager usw.) zur Durchführung von Dienstverrichtungen.
Folgende Einschränkung ist jedoch zu beachten:
Der Dienstnehmer wird am selben Einsatzort
- maximal an fünf Tagen hintereinander tätig. Erfolgt innerhalb von sechs Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Ort, ist mit der Berechnung der fünf Tage neu zu beginnen.
- maximal an fünf Tagen regelmäßig wiederkehrend (mindestens einmal wöchentlich) tätig. Erfolgt innerhalb von sechs Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Ort, ist mit der Berechnung der fünf Tage neu zu beginnen.
- maximal an 15 Tagen innerhalb eines Kalenderjahres wiederkehrend, aber nicht regelmäßig tätig.
Liegt man innerhalb dieser fünf bzw. 15 Tage-Begrenzung, liegt noch eine Dienstreise vor.
Ab dem 1.1.2008 gilt eine neue Rechtslage: Der gesetzliche Dienstreisebegriff (fünf Tage bzw. 15 Tage) kann durch lohngestaltende Vorschriften (insbesondere Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen) erweitert werden, wenn es sich um folgende Tätigkeiten handelt (abschließende Aufzählung):
- Außendiensttätigkeit,
- Fahrtätigkeit,
- Baustellen- und Montagetätigkeit außerhalb des Werksgeländes des Arbeitgebers,
- Arbeitskräfteüberlassung,
- vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde.
Nach der Rechtslage bis Ende 2007 ist die Erweiterung des Dienstnehmerbegriffes durch lohngestaltende Vorschriften nicht auf die abschließend aufgezählten Tätigkeiten beschränkt. Bei diesen Tätigkeiten handelt es sich aber um die wichtigsten Außendiensttätigkeiten, sodass in der Praxis die gleiche lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Zahlung von Taggeldern aufgrund von lohngestaltenden Vorschriften wie bisher möglich ist.
Unterliegt aber ein Unternehmen keinem Kollektivvertrag, der einen erweiterten Dienstreisebegriff definiert, so kann ein großzügigerer Begriff über die fünf bzw. 15 Tage entweder in
- einer Betriebsvereinbarung,
- oder einer Einzelvereinbarung (wenn es keinen Betriebsrat gibt der eine Betriebsvereinbarung abschließen könnte) festgelegt werden. Die Möglichkeit der Einzelvereinbarung gibt es aufgrund der Rechtslage bis Ende 2007 nicht und ist eine echte Neuerung ab 2008. Die Einzelvereinbarung kann nur mit allen Dienstnehmern oder sachlich gerechtfertigten Gruppen von Dienstnehmern abgeschlossen werden. Eine Einzelvereinbarung ist dort sinnvoll, wo Dienstnehmer vielfach mehr als fünf bzw. 15 Tage am selben Einsatzort tätig sind und bisher an sie steuerpflichtige Taggelder bezahlt worden sind.
Die gesetzliche Obergrenze der Steuerfreiheit der Taggelder kann aber weder durch lohngestaltende Vorschriften noch durch eine Einzelvereinbarung hinaufgesetzt werden. Diese beträgt nach wie vor im Inland € 26,40, im Ausland richtet sich die Obergrenze nach den Ländersätzen laut der Reisegebührenvorschrift.
Sollten Sie darüber hinausgehende Spesensätze bezahlen, sind diese voll lohn- und sozialversicherungspflichtig.
2. Fall: Als Dienstreise gilt für die Dauer von sechs Monaten ferner, wenn der Dienstnehmer über Auftrag des Dienstgebers so weit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr an seinen ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) nicht zugemutet werden kann (i. d. R. ab 120 km).
Kilometergelder als Fahrtkostenvergütung können vom Arbeitgeber höchstens für eine Fahrt pro Woche zur Rückkehr an den Familienwohnsitz – so genannte Familienheimfahrt – steuerfrei gewährt werden, wenn zusätzlich folgende Merkmale erfüllt werden:
Bis Ende 2007 können diese Kilometergelder nur aufgrund lohngestaltender Vorschriften steuerfrei ausbezahlt werden.
Ab 2008 können Kilometergelder immer steuerfrei – unabhängig von lohngestaltenden Vorschriften – gewährt werden. Weitere Voraussetzung jedoch: Die Heimfahrt muss an arbeitsfreien Tagen erfolgen und es darf kein Taggeld gewährt werden.
In Bezug auf die Berechnung der Taggelder werden ab 2008 zwei neue Bestimmungen aufgenommen:
Erstens kann neben der grundsätzlichen Berechnung der Taggelder nach der 24-Stunden-Regel in allen Fällen eine Abrechnung nach Kalendertagen erfolgen (bisher war eine Kalendertagsabrechnung nur zulässig, wenn ein lohngestaltende Vorschrift das vorsah).
Zweitens erfolgt bei Auslandsdienstreisen die Berechnung genauso wie bei Inlandsdienstreisen, d. h. dass ab drei Stunden für jede angefangene Stunde ein Zwölftel der jeweiligen Ländersätze zusteht und hier auch die Möglichkeit der Kalendertagsberechnung besteht.
